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一、研究生新生档案材料整理归档工作由各学院负责。
二、以班级为单位进行整理，从其他年级转入的学生档案一并整理。有学籍无档案的应按要求填好档案袋放入该生班级相应位置。
三、填写《大连交通大学研究生院新生档案登记表》
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1. 《大连交通大学研究生院新生档案登记表》以班级为单位一式两份交给档案馆，所装每份学生档案材料逐一审核按表内项目装订成册，每项右下角填写页码（有文字的为一页，空白页不计），数出该项总页数填入表内相应位置，表内项目无材料的需在相应位置标注“无”。正式党员材料装订成册入档，预备党员材料留在各学院待毕业时随研究生档案一并入档。
2.档案馆复核无误后由院领导及辅导员在登记表上方签字并加盖各院印章；缺材料的学生由本人在“学生签字”栏中签字确认后向档案馆办理移交手续，并采用Excel格式通过办公系统发邮件上报电子版《大连交通大学研究生院新生档案登记表》。
四、新生档案袋填写要求：
1.统一更换新生档案袋，。
2.新生档案袋“学号”项用粗笔填写教务处统一学号。
3.新生档案袋上的项目填写齐全，“档案内材料”：高中、高考、党团、大学、工作等有材料的在“件数”栏内划“√”，无材料的写“无”。页数栏内填上该项总页数。
五、档案袋领取及归档地点：档案馆（图书馆208室）
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