1 范围

本实施细则规定了归档文件整理的原则和方法。本实施细则适用于我校各归档单位。

2 定义

2.1归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.2 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2.3 件

归档文件的整理单位：一般以每份文件为一件，文件正本要定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册（本）为一件,来文与复文可为一件；

3 整理原则

遵循大件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4 质量要求

4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

4.2整理归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5 整理方法

5.1 装订

归档文件应按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；零星零散材料必要时可按内容相关、时间相近的原则装订为一件。

装订时，对较厚的文件材料，采用压条、三孔一线进行装订；对较薄的文件材料采用缝纫机装订；对收集时文件材料已经成册（本）的，一般不再装订。

装订后，文件无页码或页码不能用的，应在非装订线一侧下角打页码号。

5.2 分类

归档文件按年度-问题-保管期限分类。

年度按公元纪年。问题按《高等学校档案实体分类法》规定的一级、二级类目。保管期限按《高等学校档案工作规范》的规定确定。

5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类（一般为二级类目）内，按永久、长期、短期的顺排列，即先排永久、最后排短期。同一保管期限内的文件按文件形成时间或材料针对时间排列。

对文件整理归档后又补充收集的文件材料，可顺序排在后面。待该年、该二级类目下的长期、短期文件鉴定销毁后，重新调整永久保管文件的编号和排列。

5.4编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章内容包括:

归档单位：文件材料的整理、移交单位。

档号：采用“年度号一分类号一件号”模式。年度号为文件形成年度，以4位阿拉伯数字表示公元纪年；分类号为分类方案中最低一级类目，一般为二级类目；件号为最低一级类目内文件排列顺序，即按5.3的规定，从“1”开始编号，每年每个二级类目用一个流水号。

保管期限：归档文件保管期限，简称永久、长期。

页数：每一件归档文件的页数。

密级：按文件进馆时划定的密级填写。

必要时，应在归档章下注记5.5规定的有关录人内容。

5.5 编目

归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。

目录应在录入的基础上编制。录入内容除归档章的内容外,还应包括：

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

文号：文件的发文字号。

题名：文件标题。

日期：文件形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20200514

盒号：文件所在的档案盒编号，档案盒按5.6规定编号。

归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A₄型(长x宽为297mmx210mm)。归档文件目录应装订成册并编制封面。封面一般应标明年度、二级类目、保管期限等内容。

5.6装盒

将归档文件按编号顺序装入档案盒。每盒可装1件或数件，视文件厚薄而定。卷盒脊背上应标注年度、二级类目、件号（数件时注明起止号）、盒号。盒号为该年、二级类目下的流水号。库房按年、按二级类目的盒号顺序排架。

备考表置于盒内文件后，项目包括：

盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；

整理人：负责整理归档文件的人员姓名；

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；

日期：归档文件整理完毕的日期。