为了加强学校学籍档案资源建设，做好学籍档案资料的收集归档工作，更好地为学生学籍管理、学校管理和社会需要服务，根据《高等学校档案工作规范》及《辽宁省学籍档案管理暂行办法》的规定精神，对我校学籍档案管理工作中归档范围、归档整理要求、档案利用、监督管理等工作，制定如下管理办法。

一、    归档范围及保管期限

学生自入学之日起，在受教育过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录都属学籍档案范围。具体范围及保管期限见附件。

二、质量要求

归档材料记录内容完整，所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

1、手工书写应用的黑色、蓝黑色墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写，字迹工整清晰，签字手续完备。

2、去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物，对破损的文件材料应进行修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

3、学生休学、退学、复学、转学、辅修、转专业、出国、提前毕业等情况要在学籍表中注明。

4、学籍表中的照片要用原件。

5、毕业审查和学位评定的栏目中，要填写毕业审查和学位评定结果并盖章。

6、电子档案与纸质档案双套保存，确保内容一致。

三、归档立卷要求

学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分，学籍档案材料应及时收集、整理，移交学校档案馆。

1、每年新学年开始后，学籍管理部门向各学院发放各种学籍登记表（卡），各学院学籍管理人员按要求及时记录、积累学籍档案材料，并定期进行整理。

2、坚持由学籍文件材料形成部门立卷的原则，由学籍管理部门的专（兼）职档案员负责向档案馆归档。

3、档案馆按照《高等学校档案实体分类法》进行分类立卷。

4、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，凡不符合规定要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正补交。

5、移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

6、归档时间：综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。

四、开发利用

1、学籍档案只许就地查阅，不得外借。查阅学籍档案应持有效证件及相关证明，办理相应手续。摘抄、复制学籍档案内容及出具档案证明，应加盖档案管理部门公章，方为有效。

2、档案馆做好编目工作，指导利用者查找、利用档案，解答有关问题。

3、编辑各种形式的参考资料，如数据汇报、专题文摘、论文汇编、信息交流等，为学校各项各工作服务。

4、及时收集登记利用学籍档案所产生的社会效益与经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。

五、监督管理

1、凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门的主管领导签字批准；未经批准，不得修改任何文件材料。

2、加强对学籍档案管理工作的监督和检查，建立定期检查制度，及时研究解决档案管理工作中的问题。

3、学籍档案要由专人负责。档案工作人员要忠于职守、熟悉业务，认真负责地做好学籍档案管理工作。

4、加强学籍档案管理工作的硬件设施建设，建立符合国家的档案存放环境，做好学籍档案的防火、防盗、防潮工作，保证学籍档案安全。

5、对违反本办法，涂改、伪造、损毁学籍档案材料等行为要追究责任，严肃查处。

附件：          大连交通大学学籍档案归档范围、立卷部门和保管期限表