|
第一章 总则
第一条 为了加强我校学生档案的管理工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我校实际情况，特制定本管理办法。
第二条 学生档案是记述和反应学生在校期间学习和成长情况的全方位记录，是相关部门全面考察、了解和选拔人才的重要依据。
第三条 学生档案工作是国家档案工作和高校档案工作的组成部分。
第四条 在学生档案的管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的完整与安全。
第二章 体制、机构和职责
第五条 我校学生档案均由档案馆集中统一管理。
第六条 学校要为档案馆配备政治、业务素质较高的专职档案干部负责学生档案的管理工作，并为科学管理档案提高必要的设备。
第七条 学生档案管理岗位的职责：
（一）收集、鉴别和整理全校本科生、研究生档案材料；
（二）办理学生档案的查阅、借阅和转递；
（三）为有关部门提供所需人员的学生学籍档案信息；
（四）做好学生档案的安全、保密、保护工作；
（五）调查研究、总结交流学生档案管理工作情况，制定相应规章制度，搞好学生档案的业务建设工作；
（六）逐步实现学生档案现代化管理；
（七）完成馆里和上级领导交办的其他任务。
第三章 档案管理范围、归档内容
第八条 学生档案的管理范围
（一）凡国家计划内招收的本、专科生、研究生档案；
（二）学生未毕业，因某种原因离校的学生档案（在籍、休学、退学、服役、开除学籍、死亡学生的档案）；
（三）学生毕业后，必须及时将档案转走。
第九条 学生档案的归档内容：
（一）本科生档案材料：
1、高中学籍档案；
2、高考档案；
3、新生入学登记表；
4、大学档案（毕业生登记表、毕业生自传、健康检查表、成绩单、学年鉴定表、学位申请表、毕业论文记载表、派遣证等）；
4、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。
（二）研究生档案材料：
1、高中学籍档案；
2、高考档案；
3、大学阶段档案；
4、工作期间档案（履历、自传、鉴定考核考察材料；学历和评聘专业技术职务材料；政治历史情况的审查材料；奖励、处分材料；录用、任免、聘用、转业、工资、出国、退职材料及各种；
5、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。
第十条 档案材料的收集、鉴别与归档
（一）对收集的材料，必须进行认真鉴别，属于归档的材料，应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查或本人签字的，盖章签字后方能归档。
（二）不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以处理。
（三）归档材料，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。归档材料一律为材料原件。
（四）凡应归档保存的材料，档案馆应按国家档案管理规定，入库管理。在整理过程中，如发现缺少必备的材料，由各学生所在学院进行补充。
（五）学生因某种原因提前离校或退学，要将有关材料技术归档，任何单位和个人不得将其有关材料随意销毁或丢失。
（六）凡按规定由个人填写的材料，在署名时必须填写本人户口法定姓名且要与录取名册相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得更改。
第四章 档案的保管与保护
第十一条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对档案应严密、科学地加以保管。
（一）档案馆对学生档案必须进行登记、编号，并依据一定的原则，编制档案清册。
（二）建立健全严格的库房管理制度和岗位责任制，在提供各种服务的同时，一定要严格加强管理，严防错装、错放、错借、错转等现象发生。
（三）应建立登记和统计制度，每年年底全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。
（四）设置专门的档案查阅室和档案人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。
（五）库房的防火、防潮、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，要保证库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14-24，相对湿度45-65%）。
（六）要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，实现档案管理工作的科学化、现代化。
第十二条 严禁任何人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，要视情节轻重，予以严肃处理。
第五章 档案的提供利用
第十三条 因工作需要查阅档案，需办理有关借阅手续。凡我校、院、系、部、处等部门借阅档案时，均需各学院及有关部门党总支正、副书记签署的“查阅档案介绍信”；校外人员来馆借阅档案，须持本单位组织（或人事）等部门出具的介绍信，并经校内有关部门主要负责人签署意见后，方能提供查阅。
第十四条 查阅档案一般在档案馆查阅，档案一般不外借。如确因工作需要借出使用时，须有借阅单位负责人签署意见，并履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
第十五条 学生个人不能查阅自己的档案材料。
第十六条 查阅档案，必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。
第十七条 借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示组织、人事部门审查批准后才能复制（拍摄）。
第六章 档案的接收与转递
第十八条 各学院于新生入学后一个月内将新生档案收集齐全，按档案目录逐件（份）进行清点，核对无误后移交学校档案馆。档案未能及时到达的，由辅导员通知学生本人到原教育管理部门或学校索要，必须在三个月内移交到学校档案馆。
第十九条 学生毕业离校时，各学院将散存的材料审核后，集中送交档案馆。转递档案应遵守下列规定：
（一）应通过机要交通转递或派专人送取，不准让本人自带。
（二）转出的档案必须完整齐全，任何人不得扣留材料或分批转出。
（三）档案转出后，应随时登记上册；并及时催要回执，以防丢失。
第七章 组织领导和队伍建设
第二十条 档案馆学生档案专职干部在学生档案管理工作中必须认真做到以下要求：
（一） 坚持四项基本原则，认真学习档案的各项方针政策，努力提高政治思想水平；
（二） 热爱本职工作，忠于职守，钻研业务，提高业务水平和工作能力；
（三） 严格遵守《档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容；
（四） 坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事；
（五） 工作调出时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。
|