关于2023级新生档案归档工作的通知

各学院：            

档案馆将对2023级新生档案进行归档,具体事宜通知如下：新生档案由各学院负责收集整理后向档案馆移交。

一、档案归档内容：

（一）本科生档案材料

1.高中材料；

2.高考材料；

3.《学生登记表》；

4.党员材料：组织关系已转入我校的正式党员材料（预备党员材料不装入）；

5.团员材料（团员证、证书类不装入）。

除上述五项材料外，其他材料不得装入。

（二）研究生档案材料

1.研究生入学前所有材料(包括党、团材料）。党、团材料说明：组织关系已转入我校的正式党员材料按原材料入档；预备党员材料留在各学院，待转正后随毕业生档案一并装入；团员材料（团员证及其他证书不装入）；

2.研究生录取表；

3.研究生入学表；

4.报考攻读博士学位研究生登记表；

5.报考攻读博士学位研究生专家推荐书。

二、档案整理要求

（一）本科生档案整理要求

1.新生档案以班级为单位进行整理；无档案的学生也需按要求填好档案袋，将之放入该班相应的位置（按学号），各学院督促无档案及档案材料不全的学生尽快将材料补齐；

2.以班级为单位填写《大连交通大学新生档案登记表》（见附表一，以下简称“《登记表》”），随档案一并交给档案馆；

3.档案材料按《登记表》所列项目分项装订成册，并将该项总页数标注在每册最后一页右下角（有文字的为一页，正反面为两页），将每项页数在《登记表》相应位置注明，无材料的需标注“无”。

（二）研究生档案整理要求

1.新生档案由各学院负责收集整理后向档案馆移交（不接收非全日制学生档案）；

2.新生档案以班级为单位进行整理（非全日制学生需按要求建档并填好档案袋，将之放入该班相应的位置）。认真填写《大连交通大学研究生新生档案登记表》（见附表二，以下简称“《登记表》”），一式两份交档案馆；

3.入学前所有材料装订成册，并将总页数标注在最后一页右下角（有文字的为一页，正反面为两页，空白页不计），将归档的材料每项页数在《登记表》相应位置注明。

三、学生档案袋填写要求

1.统一更换新生档案袋。即日起到档案馆（图书馆208室）领取；

2.“学号”项（档案袋左上角）用粗碳素笔填写教务处、研究生院编制的统一学号；

3.档案材料按《档案袋》上所对应的各项在“件数”栏内划“√”，无材料的写“无”。 不需要注明页数（页数统一登记在《大连交通大学新生档案登记表》“档案内材料”项目栏中）。

四、档案移交

10月30日前将整理好的档案送交档案馆（联系电话：84106764 ，联系人：胡老师）。档案馆复核无误后，由学生本人在《登记表》“学生签字”栏签字，院领导及辅导员在《登记表》上签字并加盖院印章确认，一式两份向档案馆办理移交手续。

附件一：《大连交通大学2023级学生档案登记表》

附件二：《大连交通大学2023级研究生档案登记表》

                                      档 案 馆

                                  2023年10月7日