档案工作
档案业务指导
浏览次数:1424   添加时间:2020年4月17日 16:45

高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属高等学校档案。

档案收集范围

1.《高等学校档案实体分类法》规定应归的档案有党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像等十大类文件材料;

2.国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料;
3.上级决定由本校档案部门保管的撤销单位的档案。

立卷归档分工

1.部门、课题组立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确,协同配合 。

2.学校分管档案工作的校领导,各部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围,督促有关部门、有关人员认真做好工作。
3.全校性、综合性的由校务办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。
4.立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口,其他部门可向它们集中或靠拢。
案卷的质量要求
1.各门类档案的质量要求,总的是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
2.卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和 书写材料利于长期保存。
3.管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要 讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
4.立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可单立一卷,一般不超过120页;当问题单一,文件较少,又不便一起归类时,可立薄卷。
5.卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号。
6.卷内文件材料情况说明,应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。
7.案卷题名应简明确切,体式一致。一般包括主要责任者、内容,名称(文种)等。一般写在卷面,不超过50字。
8.要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。
归档时间和手续
1.定于次年5月末以前归档。
2.接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。
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